Una Cena de Gala sin sobresaltos: así la organiza una Junta Central

Es lunes por la mañana y Marta, secretaria de la Junta Central, tiene una fecha marcada en rojo: la Cena de Gala de fin de fiestas. Vendrán los cargos principales de la festividad y los presidentes y representantes de cada comparsa. Si algo falla, lo notará todo el mundo.

Hace unos años habría empezado con un Excel, tres grupos de WhatsApp y un cuaderno. Este año lo hace en Festeo, y esto es lo que va a pasar.

1. Crear el evento

   Título, lugar, fecha y hora.

2. Decidir quién y cuándo

   Destinatarios, precio y plazo.

3. Apuntarse y elegir menú

   Desde la app del móvil.

4. Cerrar y organizar

   Respuestas, mesas y catering.

5. Cobrar a las comparsas

   Una remesa por comparsa.

6. Repercutir a los socios

   Con la morosidad bajo control.

1. Nace el evento

Marta entra en el panel web, crea un evento nuevo y escribe lo básico: título, descripción, lugar, fecha y hora. En un par de minutos la cena ya existe.

2. Quién lo ve y quién puede apuntarse

Aquí está la parte importante. La cena es un evento público-privado:

Después, Marta fija las reglas: desde cuándo y hasta cuándo pueden apuntarse desde la app, si se permiten invitados y cuántos por cargo o rol, y que la cena se cobrará a posteriori a las comparsas.

3. Cada invitado responde desde el móvil

A cada destinatario le llega el aviso. Abre la app, ve el evento, confirma su asistencia y responde el formulario que Marta dejó vinculado: ¿carne o pescado?

Mientras tanto, Marta no persigue a nadie: ve en tiempo real quién ha confirmado, quién falta y cuántos invitados hay.

4. Se cierra el plazo: mesas y catering

Llega el día de cierre y las inscripciones se bloquean solas. Es el momento de analizar las respuestas y de organizar las mesas: Festeo genera varias combinaciones según la asistencia confirmada, agrupando por comparsa, y Marta elige la que mejor encaja con el salón.

Con las mesas cerradas y las respuestas de menú y alergias a mano, exporta el resumen y se lo envía al catering. Un solo documento, sin llamadas ni mensajes cruzados.

5. Cobrar a cada comparsa lo que le corresponde

La cena se cobraba a posteriori, así que Marta crea una remesa con el origen Eventos y selecciona la Cena de Gala. Festeo calcula lo que debe cada comparsa según sus asistentes e invitados: 62 comensales a 40 € son 2.480 € en total.

Cada comparsa ve en su panel el cobro de la Junta Central, y Marta sigue de un vistazo qué parte está pendiente y qué parte ya está liquidada.

6. Y dentro de cada comparsa, las cuentas claras

La historia no acaba ahí. Si la comparsa quiere repercutir la cena a sus socios, en la sección de Morosidad ve lo que debe cada socio festero: su asistencia, la de sus invitados, y puede dar cada pago por saldado en un clic.

El resultado