Las cuotas, al día: así cobra una comparsa las cuotas de sus socios con Festeo

Carmen es la tesorera de los Contrabandistas desde hace cuatro años, y las cuotas eran la parte del cargo que menos le gustaba. La comparsa tiene 142 socios y cada uno paga según su edad, unos por el banco, otros por transferencia y otros en mano. Cada mes era lo mismo. Actualizar una hoja de cálculo enorme, preparar los recibos del banco a mano, abrir el local los lunes con la caja y una libreta, y contestar a los mismos mensajes: «Carmen, ¿cuánto me queda por pagar?».

El año pasado descubrió en junio que un chico que había cumplido 18 años en septiembre seguía pagando la cuota juvenil. Nadie se había dado cuenta en todo el año.

Este año, las cuotas de los Contrabandistas están en Festeo. Carmen las prepara una vez en verano y cada mes es cuestión de unos minutos.

1. Una cuota para cada edad

Lo primero que hace Carmen, a finales de agosto, es crear los tipos de cuota que aprobó la asamblea. Cada tipo tiene su importe anual y el rango de edad al que se aplica:

• Cuota entera, de 18 a 64 años: 480 € al año.
• Cuota juvenil, de 14 a 17 años: 240 €.
• Cuota infantil, hasta los 13 años: 96 €.
• Cuota veterano, desde los 65 años: 240 €.

Si un año la comparsa decide añadir una cuota nueva, por ejemplo una media cuota para quien no sale en la fiesta, la crea en un momento. Las que ya no se usan se desactivan y dejan de aparecer.

2. Diez plazos, de septiembre a junio

Nadie quiere pagar 480 € de golpe. En la comparsa se cobra en diez plazos, uno al mes de septiembre a junio. Carmen añade las diez mensualidades del ejercicio con su fecha prevista de cobro y su nombre, y pulsa Recalcular a partes iguales: cada plazo es el 10 % de la cuota.

Al lado ve la previsión: cuánto debería entrar en cada plazo, 5.395,20 €, y en todo el ejercicio, 53.952 €. Por fin sabe con qué dinero cuenta la comparsa cada mes antes de que llegue.

Si una comparsa empieza a usar Festeo con el ejercicio ya en marcha, marca como pagados los plazos que ya había cobrado. Quedan bloqueados y el resto se reparte entre los que faltan.

3. Cada socio, su cuota y su forma de pago

En la pantalla de cuotas, Carmen ve a todos los socios agrupados por peña, con su edad, su cuota, su forma de pago y si tienen la cuenta bancaria puesta.

Lo primero que hace es buscar los errores del año pasado. Repasando la Penya El Fardo ve a Hugo, que acaba de cumplir 18 años y sigue con la cuota juvenil. Lo marca, elige Cuota entera y aplica. Para no depender de la memoria, también puede filtrar por edad mínima 18 y cuota juvenil y encontrar a todos los que están en el mismo caso. Los filtros combinan la edad, la cuota, la forma de pago y si tienen IBAN, y permiten cambiar a muchos socios a la vez.

Cada socio paga de una de estas tres formas:

• Giro bancario. El banco cobra el recibo en su cuenta. Para eso hace falta que tenga un IBAN puesto.
• Transferencia. El socio hace la transferencia y Carmen la marca como cobrada cuando la ve en el banco.
• Efectivo. Paga en mano, en el local o a la tesorera.

En los Contrabandistas, 118 socios pagan por el banco, 16 por transferencia y 8 en efectivo. Para cargar las cuentas de muchos socios a la vez, Carmen usa Importar IBANs. Los que tienen giro bancario pero no tienen cuenta salen en el apartado de datos incompletos, para que no se le escape ninguno.

4. El socio pone su cuenta y firma desde la app

A Pau, de la Penya El Fardo, Carmen no tiene que pedirle su número de cuenta por WhatsApp. Pau abre la app, entra en Datos bancarios, escribe su IBAN y firma el mandato SEPA con el dedo, en la pantalla. Esa firma autoriza a la comparsa a pasarle los recibos por el banco.

Pau también paga la cuota infantil de su hija Aina, de 9 años. En la ficha de Aina, Pau figura como titular, así que sus recibos se cobran en la cuenta de su padre.

Y la pregunta de siempre ya tiene respuesta en el móvil. En A pagar, Pau ve su cuota del año, lo que lleva pagado, una barra de progreso y cada plazo con su importe y su fecha. Los que todavía no han llegado llevan la etiqueta Futura.

5. El día de cobro: una remesa para el banco

A principios de octubre toca cobrar el segundo plazo. Carmen pulsa Nueva remesa, elige Cuotas, marca la mensualidad de Octubre y el método domiciliación bancaria. Festeo prepara el recibo de cada socio con su importe: 48 € para la cuota entera, 24 € para la juvenil y la de veterano, y 9,60 € para la infantil.

Después pulsa Generar Remesa (.XML). Un asistente le enseña el resumen antes de hacer nada: 118 componentes y 4.540,80 €, con el detalle de cada uno.

En unos segundos se descarga el fichero SEPA. Carmen lo sube a la web del banco, en el apartado de adeudos, y el día 5 el banco cobra cada recibo en la cuenta de cada socio. Generar el fichero no cobra nada: el cobro lo hace el banco cuando ella se lo envía.

Si la comparsa tuviera cuentas en dos bancos, Festeo podría preparar un fichero por cuenta y emitir cada recibo desde la cuenta del mismo banco que el socio, por si eso le sale más barato.

6. Lo que el banco devuelve y lo que se paga en mano

Casi todos los recibos se cobran sin problema. Dos vuelven devueltos: el de Marta, que había cambiado de banco y no lo había actualizado, y el de Vicent. En el detalle de la remesa, Carmen marca esos dos como no pagados y el resto como cobrado. La remesa queda en 4.444,80 € cobrados de 4.540,80 €.

Así va el año de algunos socios a mediados de octubre:

Todo lo que falta por cobrar, sea un recibo devuelto o una transferencia que no ha llegado, aparece en Morosidad. Ese día hay 9 socios y 345,60 € pendientes. Cuando Marta le hace la transferencia, Carmen la busca, pulsa Saldar, indica que ha recibido el dinero por transferencia y la fecha, y la deuda desaparece. Lo mismo hace los lunes con los que pagan en efectivo en el local, como Rafael.

Cada cobro, por banco o en mano, queda anotado en el balance de la comparsa, sin que Carmen tenga que pasarlo a otra hoja. Y en la app, Marta ve al momento que ya no debe nada.

Antes, las cuotas me quitaban un fin de semana al mes. Ahora preparo la remesa en cinco minutos, y quien quiere saber cuánto le queda lo mira en el móvil.

El resultado

En junio, cuando se cobre el último plazo, Carmen no tendrá que repasar la hoja de cálculo para ver quién debe qué. Y si alguien cumple 18 años, le bastará un filtro para encontrarlo.