Morosidad, bajo control: todo lo que deben los socios, en una sola lista

Asamblea de cuentas de los Marinos, diciembre del año pasado. Ximo, el tesorero, acaba de leer el balance cuando alguien levanta la mano: «¿Y cuánto nos deben?».

Ximo tenía la respuesta, pero repartida en muchos sitios. Las cenas pendientes estaban en una hoja de cálculo y la lotería en una libreta. Los pedidos de chaquetas, en un grupo de WhatsApp, y la derrama del local, en otra hoja. Además, las peñas le iban dando sobres con lo que habían recogido de sus miembros. Contestó lo que pudo: «Unos tres mil euros, más o menos».

Este año, la pregunta tiene una respuesta exacta, en una sola pantalla: 3.482,40 €, repartidos entre 61 socios.

1. Cada deuda, en un solo sitio

Ximo no apunta las deudas en ningún sitio. Se apuntan solas. Cuando un socio se apunta a la cena de gala con dos invitados, encarga una chaqueta o se queda con dos décimos de lotería, el cobro nace en su sección. Mientras no se pague, aparece en Morosidad.

Arriba tiene un filtro por tipo de deuda. Con un toque ve solo lo pendiente de la cena, solo las loterías o solo las cuotas de la Junta Central, y al lado, el total pendiente, el número de líneas y cuántos socios deben algo.

2. Socio a socio, concepto a concepto

En la pestaña Individual, a la izquierda están los socios con deuda, con cuántas deudas tiene cada uno y cuánto suman. Ximo pulsa en Andrés, que debe 225 €, y a la derecha ve cada concepto en una tarjeta:

• La cena de gala: su asistencia y la de sus dos invitados, cada uno con su importe.
• Dos décimos de la lotería de Navidad.
• La chaqueta de ensayo que encargó en septiembre.
• El segundo plazo de la derrama de la reforma del local.
• La cuota de la Junta Central.

Ya no hace falta abrir cinco listas para saber qué debe alguien. Y cuando un socio pregunta, Ximo no tiene que buscar nada: se lo enseña en la pantalla. Además, el propio socio lo ve en la app, en A pagar.

3. Saldar, en dos toques

El jueves, Andrés pasa por el local y le paga a Ximo todo en mano. Ximo pulsa Saldar todo en su ficha y Festeo le pregunta cómo le ha pagado:

• Dinero recibido, en mano o por transferencia, con la forma de pago y la fecha.
• Con su saldo a favor, si el socio tiene aportaciones a su favor.
• Como deuda interna, si se compensa dentro de la comparsa.

Elige dinero recibido, en efectivo, y las siete deudas desaparecen de golpe. Si se equivoca de socio, tiene unos segundos para deshacerlo. El ingreso queda anotado en el balance de la comparsa, o en Por contabilizar si así lo ha configurado, para revisarlo antes de que entre en las cuentas.

Si un socio solo paga una parte, por ejemplo la cena pero no la chaqueta, Ximo salda solo esas líneas, con el botón Saldar de cada una. Lo demás sigue pendiente. Y con Saldadas puede repasar después todo lo que se ha cobrado.

4. Cuando el dinero lo recoge la peña

Muchas comparsas no tienen peñas, y para ellas todo termina en el punto anterior. Los Marinos sí se organizan en peñas, y hay cobros que no se hacen socio a socio. En la comida de peñas de noviembre, cada peña recoge el dinero de sus miembros y luego lo entrega a la comparsa. Al crear el evento, Ximo eligió que el dinero se recoge mediante peñas. Por eso esa deuda no sale en la lista individual de cada socio: es de la peña.

Cada socio lo ve en la app como lo que debe a su peña, no a la comparsa. Y quien lo cobra es Lola, la vocal de la Penya La Gavina. En su pantalla A pagar, en el Resumen, Lola tiene un bloque que solo ven los vocales: Cobros de tu peña. Ahí aparece cada concepto con los miembros que todavía no han pagado, marcados como Pte., y lo que falta por recoger.

Cuando alguien le paga en el almuerzo del domingo, Lola abre Gestionar tu peña y activa el interruptor de lo que le ha pagado, o Marcar todo como pagado si le ha pagado todo. Ya no necesita llevar una lista en el bolsillo, y sabe en cada momento a quién le falta cobrar. El resto de miembros de la peña solo ven lo suyo, sin la lista de los demás.

5. La peña entrega el sobre y la comparsa salda

En el panel, Ximo tiene la otra mitad: la pestaña Peñas → Comparsa. Cada peña es una tarjeta con su deuda total y sus conceptos, y en cada concepto, Ver detalle le enseña qué miembros de la peña forman esa deuda.

Cuando Lola ha cobrado a todos, le entrega a Ximo el dinero de la Penya La Gavina. Ximo pulsa Saldar (10) en la comida de peñas, confirma la liquidación y listo. Puede saldar un concepto, todo lo de una peña con Saldar todo, o todas las peñas a la vez.

Al saldar, el pago se refleja en el origen. En el evento de la comida, los miembros de La Gavina pasan a estar pagados. En el balance, el dinero de la peña entra de una vez, con un movimiento por cada evento o formulario.

6. Lo cobrado, directo a las cuentas

Lo que Ximo salda no se queda en Morosidad. Cada cobro entra en el Balance de la comparsa como un movimiento, con su fecha, su forma de pago y su origen: el evento, la lotería, el pedido o la derrama de donde salió. No tiene que apuntar nada dos veces.

Las siete deudas de Andrés son ahora siete ingresos del jueves 19, en efectivo, cada uno con su artículo y su partida. El sobre de La Gavina entra de una vez, como un solo movimiento de la comida de peñas. Y el origen es un enlace: desde el balance, Ximo vuelve al evento o a la lotería con un clic.

Si prefiere revisarlos antes, esos cobros esperan en Mov. por contabilizar hasta que pulsa Contabilizar. Con todo dentro, la pestaña Resumen le da el saldo, los ingresos, los gastos y el balance del ejercicio, y Exportar a PDF le deja el informe listo para la asamblea.

Antes, a la pregunta de cuánto nos deben contestaba «más o menos». Ahora lo digo al céntimo, y lo que cobro ya está en las cuentas.

El resultado

En la asamblea de este diciembre, cuando alguien vuelva a preguntar cuánto se debe, Ximo abrirá el móvil y leerá la cifra. Y probablemente será bastante más baja que la del año pasado.