La sala, reservada: así reservan los colectivos las salas de la Junta Central en Festeo

El año pasado, un jueves a las ocho de la tarde, la directiva de los Templarios y la comisión infantil de los Marinos se encontraron en la puerta de la Sala de Congresos. Los dos traían su carpeta y los dos tenían la sala «reservada». Jordi, el secretario de los Templarios, había llamado a la Junta Central la semana anterior. Los Marinos se lo habían dicho al conserje por WhatsApp. En la agenda de la conserjería solo estaba apuntado uno de los dos.

Al final, una comisión se reunió en el bar de enfrente. Y Amparo, la gerente de la Junta Central, se pasó la mañana siguiente pidiendo perdón por teléfono.

Este año, la agenda de las salas está en Festeo. Cada comparsa ve los huecos libres y reserva ella misma, y ese jueves no se repite.

1. Amparo pone las reglas una vez

La Junta Central tiene tres salas en su sede: la Sala de Congresos, para reuniones pequeñas; el Salón de Actos, para asambleas y presentaciones, y la Sala de Ensayos, donde ensayan escuadras y bandas.

Amparo da de alta cada sala en el panel con su foto, su capacidad y su horario habitual. La Sala de Congresos, por ejemplo, se puede reservar de lunes a viernes de 17:00 a 22:00. Después fija las reglas de la casa:

• Duraciones permitidas. Reuniones de 30, 60, 90 o 120 minutos. Nada de reservar la sala toda la tarde «por si acaso».
• Antelación mínima. Cuatro horas, para que el conserje sepa a quién abrir.
• Ventana máxima. Se reserva como mucho con 60 días de antelación, para que nadie acapare la sala para todo el año.
• Margen entre reservas. Quince minutos libres entre una reunión y la siguiente, para ventilar, recoger y que unos salgan antes de que entren otros.
• Cierres. Los días en los que la sede está cerrada, como las Navidades, no se puede reservar.

Con eso, Amparo ya no tiene que estar pendiente de cada reserva. Las reglas se cumplen solas.

2. Jordi reserva desde el móvil

Este año, Jordi necesita la Sala de Congresos para la reunión de directiva del jueves 12 de noviembre. No llama a nadie. Abre la app, entra en el menú de su comparsa, va a Reserva de salas y pulsa +.

Elige la sala y el día, y la app solo le enseña las horas de inicio que están libres. Ese jueves los Contrabandistas tienen la sala hasta las siete y los Marinos la tienen desde las nueve y cuarto. Jordi elige las 19:30 y 90 minutos, le pone un título y confirma.

La reserva aparece al momento en su lista y en el calendario de la Junta Central. En la misma lista está la presentación de cargos del sábado 21 en el Salón de Actos y un ensayo que canceló hace unos días porque la banda no podía. Al cancelarlo, el hueco quedó libre para otra comparsa.

3. Por qué unas horas caben y otras no

¿Por qué la app no le ofreció las 19:00? ¿Y por qué, a partir de las 19:45, ya no le dejaba elegir 90 minutos? Porque Festeo ya ha hecho la cuenta. Así se ve ese jueves en la Sala de Congresos:

Para una reunión de 90 minutos, solo había dos opciones: las 19:15 y las 19:30. Antes, la reunión se cruzaría con los Contrabandistas o no les dejaría los quince minutos de margen. Después, ya no terminaría antes de que entren los Marinos.

Y si alguien intenta una reserva que no cumple las reglas, por ejemplo para dentro de dos horas, Festeo no la acepta y le explica el motivo: «El horario ya está ocupado», «Fuera del horario habitual de la sala», «No cumple antelación mínima» o «La sala está cerrada en ese intervalo».

4. Amparo lo ve todo de un vistazo

En el panel, Amparo abre el calendario de las salas. Cada reserva tiene el color de su sala y puede ver el mes, la semana o el día. Arriba tiene las cifras del mes: 27 reservas, 40 horas y 45 minutos reservadas y 8 colectivos distintos usando la sede.

Ese calendario le sirve para mucho más que para evitar choques. Ve que la Sala de Ensayos se llena los martes y los viernes, que el Salón de Actos se usa para asambleas entre semana y para presentaciones los sábados por la mañana y qué comparsas usan más la sede. Con datos, la próxima vez que la Junta Central hable de ampliar horarios, nadie discutirá a ojo.

5. Y quien prefiere llamar, también

Vicente, el presidente de los Guerreros del Cid, tiene 78 años y sigue prefiriendo el teléfono. No pasa nada. Amparo pulsa Reservar en el panel, elige a los Guerreros del Cid como comparsa y sigue el mismo asistente. En un minuto, la junta directiva del viernes 20 está reservada a nombre de los Guerreros del Cid y aparece en la app de toda su directiva.

La Junta Central es también la única que puede editar una reserva ya hecha, para cambiarla de sala, de día o de hora. Si tiene que cancelar una, escribe el motivo y la comparsa lo ve. Y si un día desactiva una sala, por ejemplo por obras, Festeo cancela sus reservas y avisa a quienes las habían hecho, para que nadie se encuentre la puerta cerrada.

Ya nadie llama para preguntar si la sala está libre. Lo mira en la app, reserva y listo. Y si dos comisiones coinciden en la puerta, es porque han quedado para tomar algo después.

El resultado

El jueves 12, a las siete y media, Jordi abrió la Sala de Congresos con la llave que le dio el conserje. Los Contrabandistas ya se habían ido y la sala estaba ventilada. A las nueve, los Templarios recogieron y se cruzaron en el pasillo con los Marinos, que llegaban puntuales a su reunión. Esta vez se saludaron y nadie tuvo que irse al bar.