Casos de uso
Chilabas, botas y tela al metro: pedidos de material sin volverte loco
Del catálogo al armario: cómo una comparsa recoge los pedidos de material de sus socios, con tallas, medidas, pago y entrega, sin Excel de colores ni pedidos por WhatsApp, desde Festeo.
Equipo Festeo · · 5 min de lectura
Carmen es la responsable de material de su comparsa, y los pedidos le llegan por donde pueden: un WhatsApp a medianoche, una nota de voz, un «apúntame unas botas» en plena cena de comparsa, con una copa en la mano y la música a todo volumen. Ella asiente, dice «tranquilo, me lo apunto»… y al día siguiente ya no se acuerda de si era del 39 o del 40. Ni de quién.
Lo que sí se apunta acaba en un Excel con filas de colores que solo ella entiende, una columna de «pagado» a medio rellenar y tres pestañas que ya no coinciden. Y al otro lado, Pablo, el socio, lleva tres semanas sin saber nada: ¿Lo pediste? ¿Ha llegado? ¿Te debo algo? Cada pregunta es un mensaje más, y cada mensaje, otro pedido que se puede perder.
Es un trabajo enorme y cualquier despiste sale caro: botas que no son de nadie, tela que sobra o que no llega, socios que dicen que pagaron y nadie lo apuntó. Este año Carmen lo va a hacer distinto.
El catálogo
Productos, precios y fotos.
Cómo se vende
Unidades, metros, kilos o litros.
Tallas
Con su disponibilidad.
El socio pide
Desde la app del móvil.
Todo llega ordenado
Con talla y cantidad.
Pago y entrega
Cada pedido, su estado.
1. Un catálogo, por fin
Lo primero que hace Carmen es sentarse con un café y montar el catálogo de la comparsa: la chilaba bordada, la capa de gala, el sombrero, los cinturones, las camisetas, hasta el llavero. Cada cosa con su foto y su precio, ordenado por familias.
Lo que antes eran mensajes y fotos sueltas es ahora un escaparate único que todos los socios llevan en el bolsillo.
2. No todo se vende por piezas
Y aquí llega lo que más le descuadraba el Excel. Unas cosas se piden por unidades, pero otras se miden: la tela, la pasamanería, la cinta… ¿Y si alguien quiere dos metros y medio? ¿Y si pide 0,37 metros, que no existe en ningún rollo?
Carmen decide cómo se vende cada producto, y fija un pedido mínimo y de cuánto en cuánto se puede subir. Así nadie pide medidas imposibles, y el importe se calcula solo.
3. Y las tallas, bajo control
Las botas van de la 24 a la 47. Las chilabas, de la XS a la 4XL. Antes eso era una columna del Excel; ahora Carmen elige un tipo de talla y marca cuáles hay. ¿Se ha agotado la 44? La desactiva y nadie puede pedirla. Nadie pide lo que no hay.
4. El socio pide desde el móvil
Llega el día de lanzar el catálogo. Pablo, el que esperó semanas sin saber nada de sus botas, lo abre en el sofá, entre dos capítulos de su serie. Ve todo lo que ofrece la comparsa, agrupado por familias, con su precio. Busca las botas, elige su talla y listo.
Con la tela hace lo mismo, pero en vez de unidades indica los metros que necesita, y la app le dice cuánto cuesta antes de añadirlo. Nada de preguntar por WhatsApp.
Un último vistazo al resumen (botas del 39, dos metros de tela, 100 € en total) y confirma. Pablo no ha llamado a nadie, y su pedido ya está donde tiene que estar.
5. Y a Carmen todo le llega ordenado
Mientras tanto, Carmen ve cómo se van llenando los pedidos en el panel. Cada uno con su socio, su fecha, su importe y su estado. Ni un Excel que reconstruir, ni una talla que descifrar, ni un «apúntame esto» que se pierda entre canciones y brindis.
Abre el de Pablo y lo ve tal cual lo pidió: las botas con su talla, la tela con sus metros, el total. Puede filtrar por lo que está pendiente o por lo que no se ha pagado, y si alguien no se maneja con el móvil, crea el pedido ella misma en su nombre.
6. Prepararlo, cobrarlo, entregarlo
Cuando llega el momento de encargarlo, Carmen pasa los pedidos a «en preparación». Cuando lo cobra, lo marca como pagado. Y cuando lo entrega, como entregado. Cada pedido cuenta su propia historia, y sabe en qué punto está.
Pablo, por su parte, abre «Mis pedidos» y ve su pedido con el importe y su estado. No tiene que preguntar si ha llegado, ni si le falta algo por pagar. Y lo que debe, además, aparece en la morosidad de la comparsa, como cualquier otro recibo.
Cada cosa, para quien la pidió, en su talla y sin depender de la memoria de nadie.
El resultado
Cada socio, su pedido
Elige él mismo su talla y su cantidad. Nadie tiene que interpretar un mensaje.
Medidas sin errores
Unidades, metros, kilos o litros, con sus mínimos y su importe calculado solo.
Todo bajo control
Qué se ha pedido, qué está pagado y qué falta por entregar, sin cuadrar nada a mano.
Carmen ha pasado de fiarse de su memoria a comprobar que todo está bien. Del Excel de colores a un panel, de los WhatsApp a un pedido claro y de las dudas de Pablo a saber, en cada momento, en qué punto está lo suyo.
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